berita.depok.go.id - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mendorong seluruh perangkat daerah mempercepat penyusutan arsip guna mencegah penumpukan dokumen serta mewujudkan pengelolaan kearsipan yang lebih tertib dan efisien.
Upaya tersebut dilakukan melalui Sosialisasi Penyusutan Arsip Perangkat Daerah, Penilaian, Penetapan, dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip dengan Retensi di Bawah 10 Tahun yang digelar di Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok.
Kegiatan ini diikuti perwakilan dari 39 perangkat daerah di Kota Depok yang terdiri atas pejabat pengelola kearsipan di sekretariat serta arsiparis dari masing-masing instansi.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Octavia mengatakan, sosialisasi tersebut merupakan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi yang menunjukkan masih adanya penumpukan arsip di sejumlah perangkat daerah.
“Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi kami, masih terdapat arsip yang menumpuk. Padahal sebagian di antaranya sudah sesuai jadwal retensi arsip dan sebenarnya dapat dimusnahkan, namun belum diajukan permohonan pemusnahannya,” katanya kepada berita.depok.go.id, Rabu (17/06/26).
Menurut Yulia, kondisi tersebut terjadi karena masih kurangnya pemahaman mengenai mekanisme penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Karena itu, Diskarpus memberikan pendampingan agar pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah menjadi lebih tertata.
“Kami ingin memberikan solusi kepada perangkat daerah agar arsip dapat dikelola dengan baik sehingga tidak terjadi penumpukan berkas. Arsip yang memang harus disimpan secara permanen tetap dipelihara, sedangkan arsip yang sudah habis masa retensinya dapat diproses untuk dimusnahkan,” ujarnya.
Melalui sosialisasi tersebut, peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai alur pengelolaan arsip, mulai dari unit pengolah hingga unit kearsipan di sekretariat perangkat daerah.
Yulia menjelaskan, arsip yang masih aktif tetap berada di unit pengolah, seperti bidang atau subbagian. Sementara arsip yang sudah tidak aktif dipindahkan ke unit kearsipan untuk dilakukan identifikasi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah diatur dalam Peraturan Wali Kota.
“Dari identifikasi tersebut akan diketahui mana arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan, mana yang harus dipindahkan ke unit kearsipan, dan mana yang memiliki nilai guna permanen,” jelasnya.
Ia menambahkan, arsip yang memiliki nilai guna sejarah atau termasuk kategori arsip statis nantinya harus dilaporkan kepada Diskarpus Kota Depok untuk dilakukan akuisisi.
“Arsip statis akan diakuisisi atau dipindahkan kepada kami karena memiliki nilai guna sejarah dan menjadi bagian dari memori kolektif penyelenggaraan pemerintahan daerah. Sementara arsip permanen tertentu tetap disimpan di perangkat daerah sesuai ketentuan,” ungkapnya.
Sebagai tindak lanjut kegiatan, pihaknya meminta seluruh perangkat daerah segera melakukan identifikasi arsip yang dimiliki, mulai dari unit pengolah hingga unit kearsipan.
“Kami berharap seluruh perangkat daerah dapat mempercepat penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih tertib, efisien, dan tidak terjadi lagi penumpukan dokumen,” tandasnya.
Penulis: Muhammad Fajar R
Editor: Retno Yulianti
