berita.depok.go.id - Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok, Siti Chaerijah Aurijah menegaskan, arsip sering kali dipandang sebagai tumpukan dokumen yang memenuhi ruang kerja. Padahal, arsip merupakan aset strategis pemerintah yang memiliki fungsi penting sebagai bukti penyelenggaraan pemerintahan, sumber informasi, sekaligus memori kolektif organisasi yang harus dikelola secara profesional.
Hal tersebut disampaikan saat membuka Sosialisasi Penyusutan Arsip Perangkat Daerah dan Penilaian, Penetapan, serta Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di Bawah 10 Tahun di Aula Gedung Perpustakaan, Rabu (17/06/26).
Menurutnya, meningkatnya volume arsip setiap tahun menuntut setiap perangkat daerah menerapkan pengelolaan arsip yang sistematis melalui proses penyusutan sesuai ketentuan yang berlaku. Penyusutan arsip bukan berarti memusnahkan dokumen secara sembarangan, melainkan dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) melalui proses penilaian yang akuntabel dan memiliki landasan hukum yang jelas.
“Arsip yang dikelola dengan baik akan menjadi fondasi penting dalam mendukung pembangunan Kota Depok serta mewujudkan pemerintahan yang profesional, modern, dan berorientasi pada pelayanan publik,” ujarnya kepada berita.depok.go.id di sela kegiatan.
Siti menjelaskan, penyusutan arsip memiliki sejumlah manfaat strategis. Mulai dari mengurangi penumpukan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna administrasi, meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, hingga memastikan arsip yang masih bernilai tinggi dapat diakses dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan.
Ia menilai, keberhasilan penyelenggaraan kearsipan tidak hanya menjadi tanggung jawab Diskarpus, tetapi juga seluruh perangkat daerah.
“Karena itu, diperlukan komitmen bersama untuk menata arsip aktif dan inaktif secara tertib, melaksanakan penyusutan sesuai JRA, melakukan penilaian secara objektif, serta melaksanakan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya sesuai prosedur,” jelasnya.
Di tengah transformasi digital pemerintahan, penguatan sistem kearsipan juga menjadi bagian penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik. Sistem arsip yang terintegrasi dinilai mampu mempercepat pencarian informasi, memperkuat akuntabilitas, serta menjaga memori institusi untuk kepentingan pembangunan pada masa mendatang.
“Saya mengajak seluruh perangkat daerah menjadikan pengelolaan arsip sebagai budaya kerja yang berkualitas,” tambahnya.
“Arsip yang tertib hari ini tidak hanya bermanfaat bagi kebutuhan administrasi saat ini, tetapi juga menjadi sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban bagi generasi yang akan datang,” tandasnya.
Penulis: Muhammad Fajar R
Editor: Retno Yulianti
