berita.depok.go.id - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mulai mengintensifkan kegiatan digitalisasi arsip, khususnya Buku Letter C yang menjadi salah satu arsip vital di tingkat kelurahan.
Pada tahun 2026, program alih media atau digitalisasi tersebut menargetkan 17 kelurahan di Kota Depok. Upaya ini merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya, di mana Diskarpus berhasil menjangkau 19 kelurahan.
“Tahun ini ada 17 kelurahan yang menjadi sasaran, setelah pada 2025 kami berhasil menjangkau 19 kelurahan,” ujar Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia, kepada berita.depok.go.id, Selasa (14/04/26).
Yulia menjelaskan, Buku Letter C merupakan arsip penting yang memuat riwayat kepemilikan dan data tanah di wilayah kelurahan. Karena itu, dokumen tersebut perlu dijaga dan dilestarikan melalui proses digitalisasi.
Adapun 17 kelurahan yang menjadi sasaran tahun ini meliputi Tapos, Sukamaju Baru, Cimpaeun, Depok, Rangkapan Jaya, Pondok Cina, Beji, Jatimulya, Cilodong, Cipayung, Cipayung Jaya, Pangkalan Jati, Pangkalan Jati Baru, Limo, Meruyung, Bedahan, dan Pasir Putih.
“Buku Letter C ini masuk dalam kategori arsip vital karena berisi informasi riwayat tanah. Oleh karena itu, keberadaannya harus dijaga dengan baik melalui alih media,” jelasnya.
Ia mengungkapkan, proses digitalisasi tidak selalu mudah. Salah satu tantangan utama adalah kondisi fisik dokumen yang sudah berusia puluhan tahun. Banyak arsip berasal dari era 1960-an dengan kondisi kertas yang rapuh sehingga memerlukan penanganan ekstra hati-hati saat proses alih media.
“Kendalanya, buku-buku ini sudah sangat tua dan rapuh. Jadi dalam proses alih media harus dilakukan dengan sangat hati-hati agar tidak merusak dokumen aslinya,” ujarnya.
Selain itu, keterbatasan sumber daya manusia juga menjadi tantangan tersendiri. Tahun ini, Diskarpus hanya mengerahkan dua tim untuk kegiatan alih media karena tim lainnya tengah fokus melakukan penataan arsip di 17 perangkat daerah selama satu tahun penuh.
Meski demikian, Yulia optimistis target yang telah ditetapkan dapat tercapai. Ia berharap digitalisasi Buku Letter C ini dapat mempermudah kelurahan dalam menelusuri kembali informasi sekaligus menjaga kelestarian arsip penting tersebut.
“Harapannya, dengan adanya alih media ini, kelurahan lebih mudah dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, sekaligus menjaga arsip agar tetap aman dan terawat,” tandasnya. (JD10/ED 02)
