berita.depok.go.id - Pengelolaan arsip yang efisien menjadi tantangan bagi banyak sekolah di Kota Depok. Seiring waktu, dokumen administrasi pendidikan menumpuk, ruang penyimpanan terbatas, dan proses pencarian arsip penting menjadi tidak efektif. Menyikapi kondisi ini, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mendorong sekolah menerapkan penyusutan arsip secara sistematis sesuai ketentuan.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia, menyebut penyusutan arsip sebagai bagian penting dari tata kelola kearsipan yang baik. Sekolah diharapkan memilah arsip berdasarkan nilai guna, memindahkan arsip inaktif ke ruang penyimpanan khusus, serta memusnahkan arsip yang sudah habis masa retensinya.
“Penyusutan arsip bukan hanya soal membuang dokumen lama, tetapi bagaimana sekolah menata arsip secara sistematis, efisien, dan tetap menjaga nilai informasi yang terkandung. Dengan begitu, administrasi pendidikan berjalan lebih tertib dan akuntabel,” ujar Yulia, Selasa (04/11/25).
Penyusutan arsip menjadi solusi atas permasalahan umum yang dihadapi sekolah, seperti keterbatasan ruang, kesulitan menemukan arsip penting, dan tumpukan dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna. Selain meningkatkan efisiensi, kegiatan ini juga membantu menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi melalui pemusnahan arsip secara prosedural.
Langkah ini sejalan dengan Misi ke-4 RPJMD Kota Depok, yaitu peningkatan transformasi pelayanan publik dan tata kelola pemerintahan berbasis digital. Program penyusutan arsip mendukung isu strategis RPJMD 2025–2029 tentang optimalisasi tata kelola pemerintahan dan pelayanan publik.
Sebagai bentuk implementasi kebijakan, Diskarpus Kota Depok menggelar Sosialisasi Penyusutan Arsip Sekolah pada 3 November 2025 di Aula Arsip Lantai 10 Gedung Dibaleka II, dengan peserta dari berbagai jenjang pendidikan, seperti PAUD, SD, dan SMP. Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Yulia berharap sekolah mulai menerapkan penyusutan arsip secara berkelanjutan. Langkah ini mengefisienkan ruang dan waktu kerja sekaligus melestarikan arsip bernilai sejarah bagi sekolah maupun dunia pendidikan.
“Arsip adalah bukti sejarah dan identitas lembaga. Arsip yang tidak bernilai harus disusutkan, sementara arsip bernilai sejarah harus dijaga. Itulah esensi kearsipan yang tertib dan berkelanjutan,” jelasnya.
“Dengan penerapan penyusutan arsip yang baik, sekolah-sekolah di Kota Depok dapat mewujudkan tata kelola arsip yang tertib, efisien, transparan, dan akuntabel — sejalan dengan semangat reformasi birokrasi berbasis digital,” tutup Yulia. (JD10/ED02)
