berita.depok.go.id - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok menggelar sosialisasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Akibat Bencana yang Berskala Kota, bertempat di Aula Gedung Arsip Depok, Jumat (20/06/25).
Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari 30 sekolah negeri jenjang SMP se-Kota Depok.
Kepala Diskarpus Kota Depok, Utang Wardaya menyampaikan, kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan kesiapsiagaan kepada sekolah dalam menjaga arsip penting yang dimiliki. Terutama dalam menghadapi potensi bencana yang kerap terjadi di wilayah Depok.
"Kita tahu bencana di Kota Depok ini cukup sering terjadi, mulai dari angin kencang, puting beliung, banjir hingga tanah longsor. Arsip-arsip penting seperti ijazah, buku induk, dan rapor sangat rentan rusak jika tidak disimpan dengan baik. Karena itu, sekolah-sekolah juga harus memiliki strategi perlindungan dan penyelamatan arsip,” ungkap Utang kepada berita.depok.go.id, Senin (23/06/25).
Dalam kegiatan tersebut, Diskarpus menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yaitu Arsiparis Madya, Sriwulandari, untuk memberikan pembekalan, advokasi, serta bimbingan teknis terkait proses penyelamatan arsip saat terjadi bencana.
"Arsip itu bukan sekadar dokumen, tapi bagian penting dari pertanggungjawaban kinerja lembaga, termasuk sekolah. Ketika arsip dibutuhkan untuk kepentingan layanan atau pemerintahan, pengelola arsip harus bisa menyediakannya dengan baik dan otentik,” jelasnya.
Utang juga menyatakan pentingnya pengelolaan arsip yang tepat agar tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.
Ia mencontohkan beberapa kasus arsip yang disimpan di tempat tidak semestinya, seperti di gudang, dan akhirnya sulit ditemukan saat dibutuhkan. Bahkan, beberapa kasus telah sampai ke ranah pengadilan karena persoalan keaslian arsip.
Menurutnya, saat ini sebagian besar sekolah negeri di Depok sudah mulai melakukan digitalisasi arsip, salah satunya melalui sistem e-ijazah. Inisiatif ini dinilai sangat membantu dalam proses pembinaan dan pengawasan oleh pemerintah daerah.
"Harapannya ke depan tidak hanya sekolah negeri, tapi juga sekolah swasta di Kota Depok dapat mengikuti kegiatan serupa. Karena penyelamatan arsip ini adalah upaya kolektif demi keberlangsungan administrasi dan pelayanan pendidikan yang akuntabel," tutupnya. (JD 10/ED 02)
