berita.depok.go.id - Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki nilai penting bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Hal ini disampaikan Arsiparis Madya dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Sri Wulandari saat menjadi narasumber dalam kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis yang digelar Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok di Wisma Hijau, Selasa (21/10/25).
Dalam paparannya, Sri Wulandari menjelaskan, arsip merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi, maupun perorangan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip dibagi menjadi dua jenis utama, yakni arsip dinamis dan arsip statis.
“Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan lembaga dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis memiliki nilai kesejarahan dan telah habis masa retensinya,” terangnya kepada para peserta Bimtek.
Ia menegaskan, arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara atau dibiayai dana publik merupakan arsip milik negara. Pengelolaannya harus mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjamin keaslian, keutuhan, dan keamanannya.
“Tujuan utama penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, melindungi hak keperdataan rakyat, menjaga keselamatan aset nasional, serta memperkuat identitas dan memori kolektif bangsa,” jelasnya.
“Arsip yang tertib menjadi dasar pengambilan keputusan, mendukung pelayanan publik, dan berperan sebagai alat bukti hukum,” tambahnya.
Dirinya juga memaparkan sistem pengelolaan arsip dinamis yang meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta klasifikasi keamanan dan akses arsip. Keempat unsur tersebut harus berjalan sinergis dan terintegrasi agar pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah berlangsung efektif dan efisien.
“Siklus pengelolaan arsip dinamis terdiri dari empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Tahap terakhir mencakup kegiatan pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku,” tuturnya.
Lebih lanjut, Sri mengingatkan, permasalahan umum dalam bidang kearsipan sering muncul akibat penumpukan dokumen, keterbatasan ruang simpan, serta lemahnya sistem temu kembali arsip. Karena itu, pengelolaan arsip perlu berpedoman pada prinsip efisiensi, efektivitas, kepastian hukum, dan penyelamatan arsip statis.
“Arsip adalah kemarin, hari ini, dan masa depan. Pengelolaan arsip yang baik berarti menjaga jejak sejarah dan pertanggungjawaban bangsa,” tandasnya. (JD10/ED02)
