Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok, Siti Chaerija Aurijah.
berita.depok.go.id-Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok memfasilitasi 25 mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Indonesia (UI) yang ingin membantu Pemerintah Kota (Pemkot) Depok dalam pengelolaan arsip penanganan Coronavirus (Covid-19). Puluhan mahasiswa tersebut akan mulai melakukan pengelolaan arsip pada 20 Juli mendatang selama dua pekan.
Menurut Kepala Diskarpus Kota Depok, Siti Chaerijah Aurijah, langkah yang dilakukannya sesuai dengan Surat Edaran (SE) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 Dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Pasalnya, Arsip penanganan Covid-19 merupakan arsip yang unik, dikarenakan pandemi seperti ini sangat jarang terjadi.
“Kami menyambut baik mahasiswa yang ingin membantu mengelola arsip Covid-19 Kota Depok,” tutur Siti kepada berita.depok.go.id, Rabu (08/07/20)
Dikatakannya, saat ini arsip di Gugus Tugas Percepatan Penanganan (PP) Covid-19 Kota Depok belum tersusun sesuai dengan aturan kearsipan. Penyusunan arsip di Gugus Tugas, ucapnya, hanya berdasarkan tanggal surat masuk dan surat keluar.
“Seharusnya penataan arsip yang baik yaitu pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan atau masalah. Tujuannya agar informasi dapat tersusun secara sistematis dan mengandung informasi yang utuh,” jelasnya.
Dirinya menjelaskan, nanti juga akan dilakukan penomeran atau pemberian kode berdasarkan urusan atau masalah yang sama dilihat dari isi surat tersebut. Penataan ini berguna untuk memudahkan dalam proses pencarian arsip apabila dibutuhkan.
“Arsip merupakan bukti akuntabilitas kinerja Pemeritah sebagai pencipta arsip dalam menjamin ketersediaan arsip untuk generasi yang akan datang,” ujarnya.
Di tempat yang sama, Dosen FIB UI, Yeni Budi Rahman menambahkan, dari 25 mahasiswa yang mengikuti kegiatan ini akan dibagi menjadi beberapa kelompok kecil yang akan bergatian melakukan penataan arsip. Selain itu, ujarnya, arsip yang dikelola oleh mahasiswanya hanya arsip yang berada di bidang Sekretariat dan bidang Pencegahan Gugus Tugas PP Covid-19 Kota Depok.
“Semoga kegiatan ini dapat berjalan lancar tanpa kendala berarti. Dengan begitu, kami dapat ikut serta membantu penataan arsip Covid-19 di Kota Depok dengan baik,” pungkasnya. (JD 09/ED02/EUD02)
