berita.depok.go.id - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok menggelar rapat koordinasi (rakor) pemindahan arsip inaktif dalam rangka pemeliharaan dan penyusutan arsip di Aula Arsip Lantai 1, Selasa (12/05/26).

Kegiatan tersebut menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola kearsipan sekaligus memastikan efisiensi ruang penyimpanan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Depok. Rakor dibuka langsung oleh Sekretaris Diskarpus Kota Depok, Yana Ariatna.

Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia menjelaskan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang memiliki nilai penting sebagai sumber informasi dan bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

“Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau disebut arsip inaktif tetap harus dikelola dengan baik. Pemindahan arsip ini menjadi langkah penting dalam penyusutan arsip agar unit pencipta dapat lebih optimal dalam mengelola ruang penyimpanan dan menjaga keberlangsungan informasi,” katanya, Rabu (13/05/26).

Yulia mengatakan, rakor tersebut memiliki sejumlah tujuan, yakni meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, mengoptimalkan kapasitas ruang penyimpanan, serta meningkatkan aksesibilitas dan pelestarian arsip pemerintah daerah.

“Dengan pengelolaan arsip yang tertata, pencarian dokumen akan lebih mudah, ruang penyimpanan menjadi lebih efisien, dan yang tidak kalah penting, arsip sebagai memori institusi dapat terjaga dengan baik,” jelasnya.

Dia menambahkan, pemindahan arsip inaktif dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam satu pencipta arsip maupun dari perangkat daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah Kota Depok sesuai jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan.

Rakor tersebut diikuti sejumlah perangkat daerah, di antaranya Badan Keuangan Daerah, Dinas Kesehatan, Kecamatan Beji, dan UPTD Farmasi. Para peserta diberikan pemahaman teknis terkait proses pemindahan arsip inaktif ke depo arsip sesuai ketentuan yang berlaku.

“Pelaksanaan kegiatan ini mengacu pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 34 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan serta Peraturan Wali Kota Depok Nomor 85 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusutan Arsip,” tambahnya.

Melalui kegiatan tersebut, seluruh perangkat daerah diharapkan semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip sesuai standar kearsipan. Langkah ini juga menjadi bagian dari komitmen Pemerintah Kota Depok dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang tertib administrasi, transparan, dan akuntabel. (JD10/ED02)